|
|
Изменение
№ 1 ГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и
хранения Принято
Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации по
переписке (протокол № 23 от 28.02.2006) Зарегистрировано
Бюро по стандартам МГС № 5305 За
принятие изменения проголосовали национальные органы по стандартизации
следующих государств: АZ, АМ, ВY, КZ, КG, МD, RU, ТJ, ТМ, UZ, UА [коды альфа-2 по МК (ИСО 3166) 004] Дату
введения в действие настоящего изменения устанавливают указанные национальные
органы по стандартизации Вводная часть. Первый абзац после слова «документов»
дополнить словами: «выполненных в бумажной и электронной формах»; дополнить
абзацем: «На
основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие
особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в
зависимости от объема документации и условий документооборота». Пункт
1.1 после слова «документов» дополнить словами: «в бумажной форме». Пункт
1.2 и сноска. Заменить знак сноски: * на 1); дополнить
сноской - 2): «2)
Знаком «*» отмечены пункты стандарта, к которым даны комментарии в приложении
5». Пункты
1.2, 2.1, 2.2, 2.4, 2.8, приложение 2 (пункты 1.6, 1.14) дополнить в конце
знаком сноски: *. Раздел
1 дополнить пунктом - 1.3: «1.3.
В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и
электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При
этом соблюдают следующие правила: -
конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы; -
снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке
электронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами
(подлинниками, дубликатами, копиями); -
для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации
изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с
применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть
подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего
они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они
получены; -
преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ГОСТ
2.102; -
документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь
соответствующие ссылки друг на друга; -
взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик». Пункт
2.1 после слова «Подлинники» дополнить словами: «выполненные в бумажной форме»; дополнить
абзацем (перед примечанием): «Подлинники
электронных документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать
требованиям ГОСТ 2.051». Пункт
2.2. Первый абзац. Заменить слова: «должны проверять:» на «проверяют:»; перечисление
1) после слова «спецификациями» дополнить словами: «ведомостями электронных
документов»; перечисление
3) после слова «подписей» дополнить словами: «(в том числе электронных цифровых
подписей)»; исключить слова: «кроме карты технического уровня и качества
продукции». Пункт
2.3 изложить в новой редакции: «2.3.
Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют (учитывают). При регистрации
заполняют следующие реквизиты: -
инвентарный номер документа; -
дата регистрации; -
обозначение документа; -
наименование; -
число листов в документе; -
формат документа по ГОСТ 2.301; -
кем выпущен документ; -
подпись о приемке документа на хранение; -
примечание (при необходимости). Регистрация
может быть проведена автоматизированным способом или неавтоматизированным
способом (вручную). При ручной регистрации перечисленные реквизиты оформляют в
инвентарной книге подлинников по форме 1 в соответствии с приложением 3. При автоматизированной
регистрации - инвентарную книгу выполняют в электронной форме». Пункт
2.4. Первый абзац изложить в новой редакции: «Каждому
подлиннику документа присваивают один инвентарный номер»; второй
абзац исключить. Пункт
2.6. Исключить слова: «(в инвентарной книге)»; дополнить
словами: «в бумажной форме или занесены соответствующие реквизиты в электронный
документ». Пункт
2.7. Первый абзац изложить в новой редакции: «По
каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения
(изготовление и учет копий, изменение, применяемость). Учет движения
подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии
с карточками учета по формам 2, 2а, 2б и 2в приложения 3». Пункт
2.8. Первый абзац после слова «документов» дополнить словами: «в бумажной
форме»; дополнить
абзацем: «Подлинники
электронных документов хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на
отдельных электронных носителях. Хранение подлинников на отдельных носителях
осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия
хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый
поиск и пригодность к использованию». Пункт
2.9 дополнить абзацем: «Учет
применяемости технологических документов вручную или автоматизированным
способом проводят в карточках учета применяемости по формам 2 и 2а ГОСТ
3.1201». Пункт
3.3 изложить в новой редакции: «3.3.
Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию
восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений». Пункт
3.4. Первый абзац изложить в новой редакции: «В
восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи,
графические изображения и т. п., исключенные по извещениям об изменении в
подлиннике (или копии), с которого восстанавливается подлинник». Пункт
3.5. Первый абзац изложить в новой редакции: «В
таблицу изменений восстановленного подлинника должна быть перенесена запись
только о последнем изменении». Пункт
3.6. Первый абзац. Исключить слова: «изготовляемом вручную». Пункт
3.7 дополнить абзацем: «Правильность
восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться
электронной цифровой подписью ответственного лица». Раздел
4 исключить. Приложение
2. Пункт 1.1. Первый абзац после слова «документов» дополнить словами: «в
бумажной форме»; второй
абзац после слова «копий» дополнить словами: «в бумажной форме»; пункт
1.2 после слова «документов» изложить в новой редакции: «архивные, контрольные,
рабочие»; пункт
1.3. Первый абзац после слова «технологии» дополнить словом: «изготовления»;
после слов «конструкции и т. п.» дополнить словами: «Наличие архивных копий
отражают в карточках учета (форма 2, приложение 3)»; второй
абзац дополнить словами: «в папках (альбомах) или на электронном носителе»; третий
абзац перед словами «На видном месте» дополнить словами: «Для документов в
бумажной форме»; пункт
дополнить абзацем: «Архивные
копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий
признак (буква, цифра и др.)»; пункт
1.4. Первый абзац изложить в новой редакции: «Контрольные
копии служат для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих
копий, справок или сверки документации, хранят их отдельно от других копий и
абонентам не выдают»; дополнить
абзацем (после первого): «Контрольная
копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий
признак (буква, цифра и др.)»; приложение
2 дополнить пунктом - 1.4а: «1.4а.
Рабочие копии предназначены для обслуживания производства. Число рабочих копий,
находящихся в обращении, и места их хранения (выдача-приемка) устанавливает
организация»; пункт
1.5 исключить; пункт
1.6 изложить в новой редакции: «1.6.
Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам может
проводиться вручную или автоматизированным способом. Учет проводят по карточкам
учета документов формы 2, 2а в соответствии с приложением 3. Учет
выдачи и возврата копий внутренним абонентам может проводиться вручную или
автоматизированным способом по абонентским карточкам формы 3, 3а в соответствии
с приложением 3*»; пункт
1.7. Первый абзац после слова «документов» дополнить словами: «в бумажной
форме»; пункт
1.14 после слов «экземпляр технолога» дополнить словами: «приведенные в
приложении 4»; пункт
2.3. Первый абзац изложить в новой редакции: «Регистрацию
(учет) копий документов других предприятий осуществляют в соответствии с
требованиями пп. 2.3 и 2.4 настоящего стандарта. На каждую регистрируемую копию
(или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного
номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты
регистрации»; третий
абзац после слова «копиях» дополнить словами: «в бумажной форме»; пункт
2.4 после слова «учитывают» дополнить словами: «вручную или автоматизированным
способом». Приложение
3. Перед словами «Карточка учета документов (лицевая сторона)» дополнить
словами: «Форма 2»; форма 2. Заменить наименование графы: «(Отметки о
микрофильмировании, восстановлении, аннулировании)» на «(Отметки о
микрофильмировании, наличии архивной копии, восстановлении, аннулировании)». Приложение
4. Наименование дополнить словами: «ВЫПОЛНЕННЫХ В БУМАЖНОЙ ФОРМЕ»; пункт
11 исключить; образец штампа «ЭКЗЕМПЛЯР ГОСПРИЕМКИ» исключить. Стандарт
дополнить приложением - 5: «ПРИЛОЖЕНИЕ 5 КОММЕНТАРИИ К
ПУНКТАМ СТАНДАРТА К
пункту 1.2. Учет и хранение бумажных и электронных документов является частью системы
обращения документации на предприятии. Под
учтенным документом понимается документ, принятый на абонентское обслуживание
(учтенный документ). Перечень
функций, организационная структура и распределение функций системы
документооборота устанавливается предприятием. К
пункту 2.1. При регистрации (учете) электронных документов в графе «Примечание»
(форма 1, приложение 3) указывают формат файла документа. К
пункту 2.2. К другим документам относится «Ведомость спецификаций» в
соответствии с ГОСТ 2.102,
по которой проверяют комплектность принимаемых на хранение подлинников на
комплексы, сборочные единицы и комплекты, имеющие две и более ступени
входимости составных частей. Для
электронных документов, принимаемых на хранение по отдельным сборочным
единицам, проверка комплектности осуществляется по спецификации. Для документов
на все изделие в целом комплектность документов проверяют по «Ведомости
электронных документов». К
пункту 2.4. Инвентарный номер подлиннику присваивают независимо от количества
листов в документе или количества файлов, из которых он состоит. На
документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый
лист. Инвентарный
номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части. К
пункту 2.8. Для обеспечения восстановления электронных баз данных
автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное
копирование. Правила
выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.)
устанавливает организация. К
приложению 2 (пункты 1.6, 1.14). Автоматизированная система при учете движения
документов должна обеспечивать своевременную рассылку абонентам (внутренним и
внешним) извещений об изменениях и (или) копий измененных документов». Информационные
данные. Раздел 5. Пункт 3 исключить; пункт
5. Таблицу дополнить ссылками и номерами пунктов: ГОСТ
2.051-2006, 2.1; ГОСТ 2.301-68,
2.3; графа
«Номер пункта». Исключить ссылку: 4.2; заменить
ссылку: ГОСТ
13.1.002-80 на ГОСТ
13.1.002-2003. (ИУС № 9 2006
г.) |
|
|
|
|
